2 


 

การจัดรูปแบบข้อความ

 

การจัดข้อความอย่างง่ายและรวดเร็วที่สุด ก็คือการใช้เครื่องมือบนแถบริบบิ้น ในกลุ่มหน้าแรก ซึ่งมีกลุ่มย่อยประกอบด้วย แบบอักษร การจัดแนว ตัวเลข ลักษณะ เซลล์ และ การแก้ไข

การกำหนดรูปแบบของข้อความในเซลล์บางอย่าง ไม่สามารถทำได้เมื่ออยู่ในสถานะป้อนคำ หรือ แก้ไข ซึ่งสังเกตได้จากแถบสถานะข้างล่าง หรือลักษณะกรอบล้อมรอบเซลล์ที่เป็นเส้นสีดำบาง และเคอร์เซอร์ที่กำลังกระพริบพร้อมรับการพิมพ์

  

       แถบแสดงสถานะแก้ไข                        ลักษณะเคอร์เซอร์กระพริบ

การออกจากสถานะป้อนคำ หรือ แก้ไข ทำได้โดยการกดแป้น Enter หรือกด Ctrl + Enter หรือคลิกที่เครื่องหมายถูก หน้าแถบสูตร ก็ได้

หลักการในการกำหนดรูปแบบข้อความ คือการเปลี่ยนรูปแบบของเซลล์ ดังนั้น เมื่อต้องการเปลี่ยนลักษณะของข้อความ จึงต้องเลือกเซลล์ที่ข้อความนั้น ๆ เสียก่อน จากนั้นจึงกำหนดลักษณะให้เป็นไปตามที่กำหนด

การจัดรูปแบบและลักษณะตัวอักษร

ในแท็บหน้าแรก กลุ่มแบบอักษร เป็นที่รวมเครื่องมือเกี่ยวกับการกำหนดตัวอักษร เช่น Fonts ลักษณะตัวหนา ตัวเอียง ขนาด และสี เป็นต้น มีวิธีการใช้งาน ดังนี้

1.             พิมพ์ข้อความในเซลล์ที่ต้องการจัดรูปแบบ

2.             กดปุ่ม Ctrl + Enter เพื่อออกจากสถานะป้อนข้อมูล และยังเลือกอยู่เซลล์เดิม

3.             บนริบบิ้น แท็บ “หน้าแรก” กลุ่ม “แบบอักษร” ให้คลิกเลือกรูปแบบที่ต้องการ สามารถกำหนดสี ขนาด ตัวหนา ตัวเอียง ได้ สามารถเลือกให้มีลักษณะหลาย ๆ อย่างได้ เช่น ตัวหนาและเอียง เป็นต้น

วิธีกำหนดลักษณะตัวอักษร

1.             พิมพ์คำว่า กศน ในตำแหน่ง A1

2.             กดปุ่ม Ctrl + Enter

3.             กำหนดลักษณะตัวอักษร เป็นชนิด Tahoma ขนาด 24 ตัวหนา ตัวเอียง

การจัดแนวด้วยเครื่องมือบนริบบิ้น

ในแท็บหน้าแรก มีกลุ่มการจัดแนวสำหรับจัดตำแหน่งข้อความ เช่นชิดบน กึ่งกลาง ชิดล่าง ชิดซ้าย ชิดขวา เป็นต้น

วิธีการจัดแนว

1.             ขยายความกว้างของแถวที่ 1 ให้มากขึ้น โดยนำเคอร์เซอร์ไปวางไว้ที่เส้นระหว่างแถวที่ 1 และที่ 2 สังเกตเห็นเคอร์เซอร์เปลี่ยนเป็นรูปลูกศร 2 ทางชี้บน-ล่าง แล้วกดเมาส์ค้างและลากขยายลงมาพอประมาณ

2.             คลิกที่ตำแหน่ง A1 และพิมพ์คำว่า “ทำงาน”

3.             กดปุ่ม Ctrl + Enter

4.             บนแท็บหน้าแรก ไปที่กลุ่มจัดแนว และลองคลิกปุ่มคำสั่งในกลุ่มนี้ เช่น ปุ่มจัดชิดด้านบน ปุ่มจัดตรงกลาง ปุ่มกึ่งกลาง ปุ่มการวางแนว เป็นต้น

5.             จะเห็นได้ว่ามีการเปลี่ยนแปลงตำแหน่งเมื่อคลิกปุ่มต่าง ๆ ในลักษณะต่าง ๆ กัน ตามปุ่มที่คลิก เช่น ผลการคลิกปุ่มจัดตรงกลางและการวางแนว มีดังนี้

 

การเปลี่ยนรูปแบบและลักษณะตัวอักษร โดยใช้ การจัดรูปแบบเซลล์

ใน Excel มีหน้าจอสำหรับจัดรูปแบบเซลล์ โดยเฉพาะ ซึ่งรวมการกำหนดรูปแบบหลายลักษณะไว้ด้วยกัน ซึ่งมีวิธีการ ดังนี้

1.             ที่ตำแหน่ง A1 พิมพ์คำว่า ราชบุรี

2.             กดปุ่ม Ctrl + Enter เพื่อเปลี่ยนสถานะจากการป้อนคำ เป็น พร้อม และจะสังเกตเห็นว่า กรอบสี่เหลี่ยมยังคงอยู่ที่ตำแหน่ง A1 เหมือนเดิม

3.             คลิกขวาที่ A1 และเลือก จัดรูปแบบเซลล์...

4.             จะเกิดเมนูย่อย ซึ่งสามารถเลือกลักษณะต่าง ๆ ใน เซลล์ ได้

o    ตัวเลข คือ การกำหนดรูปแบบตัวเลข เช่น จะให้มีทศนิยมกี่ตำแหน่ง จัดรูปแบบเป็นวันที่ หรือสกุลเงิน เป็นต้น

o    การจัดแนว คือ การสั่งชิดซ้าย ชิดขวา หรือ จัดกึ่งกลาง เซลล์ อักษรแนวตั้ง แนวเอียง หรือถ้าข้อความยาวเกินไปจะจัดการอย่างไร เช่น ย่อให้เล็กลง หรือผสานเซลล์ให้ครอบคลุมข้อความทั้งหมด เป็นต้น

o    แบบอักษร คือ การกำหนด ชนิดตัวอักษร (fonts) ลักษณะ และขนาด ตลอดจนสีของตัวอักษร

o    เส้นขอบ คือ การกำหนดลักษณะเส้นขอบ ของเซลล์นั้น ๆ ใช้สำหรับการกำหนดเส้นตาราง หรือเส้นใต้ เป็นต้น

o    การเติม คือ การกำหนดลวดลายพื้นหลัง และสีพื้นหลัง

o    ป้องกัน คือ การกำหนดให้รับหรือไม่สามารถรับข้อมูลได้ และสามารถกำหนดไม่ให้แสดง เซลล์ นั้น ๆ ก็ได้ ซึ่งจะมีผลก็ต่อเมื่อมีการป้องกันแผ่นงานไว้แล้ว (โดยไปที่ แท็บ “ กลุ่ม “ตรวจทาน” ปุ่ม “ป้องกันแผ่นงาน”)

การจัดตัวหนังสือเอียง

หลายครั้งที่เราต้องการพิมพ์ตัวหนังสือเอียง หรือเรียงตามแนวตั้ง สามารถทำได้จากหน้าต่าง การจัดรูปแบบเซลล์ ของ Excel ดังนี้

1.             พิมพ์ข้อความที่ต้องการ และคลิกขวาที่ เซลล์ นั้น

2.             คลิกขวา เลือก จัดรูปแบบเซลล์...

3.             คลิกเลือกแท็บ การจัดแนว

4.             คลิกเลื่อนทิศทางของเข็ม ในกลุ่ม การวางแนว ตามองศาที่ต้องการ

5.             จะได้ตัวหนังสือเอียง ตามต้องการ

   

การตีเส้น

การจัดทำตาราง หรือ การรวมเงิน ตามรายการต่าง ๆ มักจะต้องมีการตีเส้น เช่น ตีเส้นตาราง ขีดเส้นใต้จำนวนเงิน ขีดเส้น สองเส้น ใต้จำนวนเงินรวมทั้งสิ้น เป็นต้น สิ่งเหล่านี้ Excel ได้อำนวยความสะดวกไว้ให้เรียบร้อยแล้ว เพียงแต่เรามาเรียนรู้การใช้งาน ก็จะใช้ได้สะดวกรวดเร็วขึ้น

การตีเส้นขอบ

1.             พิมพ์ข้อมูลดังภาพ

2.             จากตัวอย่างนี้ ต้องการขีดเส้นใต้หมายเลข 30 ตำแหน่ง  C3

3.             ให้คลิกเลือกตำแหน่ง C3

4.             บนแถบริบบิ้น ให้เลือกแท็บหน้าแรก > กลุ่มตัวอักษร คลิกปุ่มลูกศรปุ่มเส้นขอบล่าง ดังภาพ

5.             เลือกลักษณะเส้นขอบที่ต้องการ

6.             จะได้เส้นใต้ 2 เส้น ใต้เลข 30 ดังภาพ

7.             หากต้องการตีตารางครอบคลุมทั้งหมด ให้เลือกบริเวณที่ต้องการก่อน (โดยคลิกแล้วลากคลุมบริเวณข้อมูล หรือ คลิกในบริเวณข้อมูลแล้วกด Ctrl + A) แล้วจึงกำหนดลักษณะของเส้นตามข้อ 5

8.             ถ้าต้องการลบเส้นตาราง ให้เลือกบริเวณที่ต้องการลบ และ ไปที่แท็บหน้าแรก กลุ่มการแก้ไข คลิกเลือก ล้างรูปแบบ

 

การตีเส้นตาราง

การวางตำแหน่งต่าง ๆ บนแผ่นงานของ Excel มีความสำคัญเป็นอย่างมาก Excel จะวิเคราะห์ข้อมูลที่เป็นระบบ โดยถือว่าข้อมูลที่ติดต่อกัน โดยไม่มีเซลล์ว่างคั่น เป็นข้อมูลชุดเดียวกัน ในตารางเดียวกัน ทั้งนี้จะต้องมีหัวรายการซึ่ง Excel จะถือว่าเป็นหัวของรายการด้วย แต่ Excel จะไม่ทราบว่าส่วนใดเป็นหัวของรายการ และรายการนั้นมีหัวรายการหรือไม่ ดังนั้น เมื่อมีการให้ Excel จัดการข้อมูลในลักษณะตาราง Excel มักจะถามว่า มีหัวของตารางหรือไม่

Excel 2010 มีรูปแบบตารางสำเร็จรูปไว้ให้เลือก ซึ่งมีการตีเส้นและระบายสีไว้เรียบร้อย พร้อมทั้งมีการกรองที่ส่วนหัวของตารางด้วย สิ่งสำคัญคือต้องจัดเรียงข้อมูลในลักษณะตารางไว้ก่อน โดย Excel จะวิเคราะห์เซลล์ที่มีบริเวณที่ติดกัน เซลล์ที่ไม่ติดกันจะไม่มีผลกระทบ ดังนี้

1.             พิมพ์ข้อมูลดังภาพ

2.             คลิกตำแหน่งใดก็ได้ในบริเวณ A1- B5 (A1:B5)

3.             บนแถบริบบิ้น คลิกที่แท็บหน้าแรก > กลุ่มลักษณะ คลิกปุ่มจัดรูปแบบเป็นตาราง และเลือกรูปแบบที่ต้องการ

4.             จะเกิดหน้าต่างให้เลือกว่าตารางมีส่วนหัวหรือไม่ พร้อมทั้งมีขอบเขตของตารางให้ด้วย ซึ่งสามารถปรับเปลี่ยนได้

5.             ในตัวอย่างมีส่วนหัว ให้คลิกเครื่องหมายถูกไว้ (ส่วนหัวในที่นี้คือ รายการ ราคา)

6.             จะได้รูปแบบตาราง ดังภาพ

7.             จะสังเกตเห็นว่า ข้อความ “กระดาษ” ไม่อยู่ในตาราง เนื่องจากไม่ติดกับชุดข้อมูลของตาราง และจะสังเกตเห็นว่ามีการกรองที่ส่วนหัวของตารางนี้

8.             ถ้าต้องการยกเลิกอาจคลิกปุ่มเลิกทำบนแถบเครื่องมือด่วน

9.             ถ้ามีการทำกิจกรรมอื่น ๆ ไม่สามารถคลิกปุ่มเลิกทำได้ เนื่องจากจะทำให้กิจกรรมที่ทำไว้ถูกยกเลิกไปด้วย ให้แปลงตารางเป็นช่วง และล้างรูปแบบออก

10.      การแปลงตารางเป็นช่วง ให้คลิกภายในบริเวณตาราง และไปที่ เครื่องมือตาราง แท็บออกแบบ กลุ่มเครื่องมือ คลิกเลือกแปลงเป็นช่วง

11.      จากนั้นให้ล้างรูปแบบออกไป (แท็บหน้าแรก กลุ่มแก้ไข คลิกล้างรูปแบบ) แต่จะสังเกตเห็นว่า หัวตารางยังคงอยู่ ถ้าไม่ต้องการให้ลบออกไปด้วยตนเอง

การรวม เซลล์ และการจัดกึ่งกลาง

บางครั้ง เราต้องการให้ ข้อความครอบคลุมไปหลายช่อง เซลล์ พร้อมทั้งจัดกึ่งกลางให้ด้วย เช่น ต้องการให้ชื่อเรื่อง อยู่กลางหน้ากระดาษพอดี ในลักษณะนี้ เราต้องมีการรวม เซลล์ และจัดข้อความให้อยู่กึ่งกลาง ซึ่งมีวิธีการดังต่อไปนี้

1.             ไปที่ ตำแหน่ง B1

2.             พิมพ์คำว่า รายงานค่าใช้จ่ายประจำเดือน ดังภาพ

3.             กดปุ่ม Ctrl+Enter และเลือกช่อง เซลล์ ตั้งแต่ B1 ถึง D1 ดังภาพ

4.             ที่แถบริบบิ้น เลือกแท็บหน้าแรก กลุ่มจัดรูปแบบ และคลิกที่ ปุ่ม ผสานและจัดกึงกลาง (คำอธิบาย: icon_merge) ดังภาพ

5.             ข้อความจะถูกรวมกัน และจัดกึ่งกลาง

การใส่สีพื้นหลัง

ถ้าเราต้องการให้พื้นสีของคำว่า "รายงานค่าใช้จ่ายประจำเดือน" มีสีพื้น ก็สามารถทำได้โดยง่าย ดังนี้

1.             คลิกเลือกช่องที่ข้อความนั้นอยู่

2.             บนแถบริบบิ้น ไปที่แท็บหน้าแรก กลุ่มลักษณะ คลิกปุ่มลักษณะเซลล์

3.             คลิกเลือกแถบ Patterns และคลิกเลือกสีตามต้องการ

4.             อีกวิธีหนึ่ง คือการเลือกบริเวณที่ต้องการเติมสีพื้นหลัง และเลือก จัดรูปแบบเซลล์… และเลือกแถบ การเติม จะสามารถเลือกกำหนดสีได้ตามต้องการ

 

การจัดรูปแบบตัวเลข

โดยปกติ Excel จัดเก็บข้อมูลตัวเลขในเซลล์ในลักษณะตัวเลขแท้ ๆ ที่ไม่มีรูปแบบใด ๆ ทั้งสิ้น ทั้งนี้ Excel จะจัดรูปแบบให้โดยอัตโนมัติ ถ้าผู้ใช้พิมพ์รูปแบบลงในเซลล์ด้วย เช่น 5% โปรแกรม Excel จะจัดรูปแบบตัวเลขเป็นลักษณะเปอร์เซ็นต์

เราสามารถจัดรูปแบบตัวเลขที่พิมพ์เข้าใน Excel ได้หลายแบบ เช่น จะให้มีเครื่องหมาย คอมม่า คั่นระหว่างหลักร้อยและหลักพัน หรือ จะให้มีทศนิยม 2 ตำแหน่ง ก็ได้ และยังสามารถจัดรูปแบบอื่น ๆ ได้อีกมาก ซึ่งมีวิธีการ ดังนี้

1.             พิมพ์ตัวเลข 1234567 ลงในช่อง D1 แล้วกด Ctrl+Enter

2.             บนแถบริบบิ้น แท็บหน้าแรก กลุ่มตัวเลข เลือกคลิกปุ่มต่าง ๆ เพื่อจัดรูปแบบตามต้องการ เช่น ปุ่มเพิ่มหรือลดตำแหน่งทศนิยม ปุ่มลักษณะจุลภาค เพื่อกำหนดให้มีเครื่องหมายจุลภาคคั่น เป็นต้น

3.             การจัดรูปแบบเปอร์เซ็นต์ Excel จะนำ 100 คูณกับค่าในเซลล์ และใส่เครื่องหมาย % ให้ ดังนั้น ถ้าต้องการให้แสดง 7% ต้องพิมพ์ .07 และกำหนดรูปแบบเป็นเปอร์เซ็นต์ จะได 7% ตามต้องการ หรืออาจจะพิมพ์ 7% เข้าในเซลล์โดยตรง ก็จะได้ค่าเดียวกัน คือ .07

4.             อีกทางเลือกหนึ่งในการกำหนดรูปแบบให้กับตัวเลข คือ บนแท็บหน้าแรก กลุ่มตัวเลข ให้คลิกปุ่มลูกศร เพื่อคลี่รายการตัวเลือก และเลือกตามต้องการ

5.              ในกรณีที่ไม่มีรูปแบบที่ต้องการ เราสามารถกำหนดรูปแบบให้กับตัวเลขได้  โดยใช้หน้าต่าง การจัดรูปแบบเซลล์ และที่แถบตัวเลข คลิกเลือกกำหนดเอง และสามารถเลือก หรือพิมพ์รูปแบบเพิ่มเติมได้ เช่น จัดรูปแบบตัวเลขไทย ให้เลือก t#,##0 เป็นต้น

6.             จะได้ผล ดังนี้

 

การจัดข้อความให้ขึ้นบรรทัดใหม่ในเซลล์

การพิมพ์ตัวอักษรในเซลล์ บางครั้งยาวมาก ถ้าเซลล์ถัดมามีข้อความอยู่ ก็จะทำให้ข้อความในเซลล์ แรกถูกตัดหายไป ดังภาพ จะเห็นว่า นามสกุล ของนายวิทยาถูกตัดออกไป เนื่องจาก ช่อง เซลล์ ถัดมา มีข้อมูลอยู่

ถ้าเราต้องการดูข้อมูลทั้งหมดใน เซลล์ เราต้องจัดรูปแบบ เซลล์ ให้มีการขึ้นบรรทัดใหม่ หรือ Wrap text ซึ่งมีวิธีการดังนี้

1.             หลังจากพิมพ์ข้อความ และกด Ctrl+Enter แล้ว ให้คลิกขวาที่เซลล์นี้

2.             เลือก จัดรูปแบบเซลล์ เลือกแถบการจัดแนว คลิกเลือกตัดข้อความ

3.             จะได้ดังนี้

4.             วิธีการอีกอย่างหนึ่งคือ ในขณะพิมพ์ ถ้าต้องการขึ้นบรรทัดใหม่ในเซลล์ ให้กดปุ่ม Alt ค้างไว้ แล้วกดปุ่ม Enter (Alt+Enter) จะบังคับให้ขึ้นบรรทัดใหม่ให้ในเซลล์เดียวกัน แม้ว่าจะมีการขยายเซลล์ให้ยาวขึ้น ก็จะยังคงรักษาบรรทัดไว้ดังเดิม เช่น

การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

ถ้าเราต้องการจัดรูปแบบของข้อมูลเพื่อให้ดูง่ายขึ้น เป็นระบบมากขึ้น เราสามารถให้ Excel จัดรูปแบบข้อมูลได้ เช่น กำหนดสีของตัวอักษรเป็นสีแดง ถ้าข้อมูลมีค่าน้อยกว่า หรือมากกว่าที่กำหนด กำหนดให้แสดงกราฟเปรียบเทียบในช่องเซลล์ของข้อมูลแต่ละตัว เป็นต้น

ข้อมูลที่จะนำมาจัดรูปแบบตามเงื่อนไข มีดังนี้

วิธีจัดรูปแบบตามเงื่อนไข มีดังนี้

1.             คลิกเลือกบริเวณข้อมูลที่ต้องการ  ในตัวอย่างให้คลิกเลือก ตำแหน่ง C2 ถึง C12

เคล็ดลับ:

ถ้าต้องการเลือกข้อมูลที่ติดกันทั้งแถว ให้คลิกที่ข้อมูลในเซลล์บนสุด กดปุ่ม Shift และ Enter ค้างไว้ แล้วกดปุ่มลูกศรลง บนแป้นพิมพ์ เช่น คลิกตำแหน่ง C2 แล้วกดปุ่ม Shift และ Enter ค้างไว้ แล้วกดปุ่มลูกศรลง จะเลือกข้อมูลทั้งหมดโดยไม่ต้องใช้เมาส์ลาก วิธีนี้มีประโยชน์มาก ในกรณีที่ข้อมูลมีความยาวมาก ๆ ไม่สะดวกที่จะใช้เมาส์ลาก

2.             บนแถบริบบิ้น ไปที่แท็บหน้าแรก กลุ่มลักษณะ คลิกปุ่มลักษณะเซลล์

3.             จะมีตัวเลือกย่อยให้เลือก

1.             มากกว่า

2.             น้อยกว่า

3.             ระหว่าง

4.             เท่ากับ

5.             ข้อความที่มี

6.             วันที่เกิด

7.             ค่าที่ซ้ำกัน

8.             กฎเพิ่มเติม สำหรับเพิ่มเงื่อนไขเอง เช่น เพิ่มค่าที่มากกว่าหรือเท่ากับ ตลอดจนการกำหนดรูปแบบตามต้องการ

ในตัวอย่างนี้ เราต้องการแสดงรายการที่ต่ำกว่า 3,000 ให้คลิกที่ น้อยกว่า และระบุข้อมูลดังภาพ และถ้าต้องการเปลี่ยนลักษณะ สามารถเลือกลักษณะตามที่ Excel กำหนดให้เลือก ดังภาพ

1.             มากกว่า

 

การเขียนความคิดเห็น หรือ Comments

ความคิดเห็น หรือ Comments เป็นข้อความที่เราบันทึกไว้ในแต่ละ เซลล์ เพื่อแสดงความคิดเห็นต่อข้อมูลของ เซลล์ นั้น ๆ หรือ เพื่อเตือนความจำ เกี่ยวกับข้อมูลนั้น ๆ

การเขียนความคิดเห็นในแต่ละ เซลล์ ทำดังนี้

1.             คลิกเลือกเซลล์ ที่ต้องการใส่ความคิดเห็น

2.             คลิกขวา เลือก แทรกข้อคิดเห็น

3.             จะเกิดกรอบ สำหรับเขียนความคิดเห็น โดยจะมีชื่อของเจ้าของอยู่ในกล่องนี้ด้วย เนื่องจากถ้ามีการ ใช้ ไฟล์นี้ร่วมกันหลายคน จะได้ทราบว่า เป็นความคิดเห็นของใคร หรือ ใครเป็นคนใส่ความคิดเห็นนี้

4.             ให้เขียนความคิดเห็น ดังภาพ

5.             ถ้าต้องการจัดรูปแบบ ให้คลิกขวาที่ขอบ

6.             จะเปิดหน้าต่างให้กำหนดลักษณะพิเศษ เช่น สีตัวหนังสือ สีพื้น เส้นขอบ

7.             พิมพ์เสร็จแล้ว ให้คลิกที่นอกกรอบไป 1 ครั้ง กรอบข้อความที่เป็น Comment จะหายไป และที่ช่องที่เขียน Comment จะมีสามเหลี่ยมสีแดงเล็ก ๆ ปรากฏที่มุมบนด้านขวามือ เมื่อนำเมาส์มาวางจะปรากฏให้เห็น ดังนี้

8.             ถ้าต้องการเอา Comment ออก ให้คลิกเลือกที่ เซลล์ ที่ต้องการเอา Comment ออก แล้วไปที่แท็บหน้าแรก กลุ่มการแก้ไข ปุ่มล้าง และเลือกล้างข้อคิดเห็น

การสลับแถวข้อมูล

ในกรณีที่ต้องการสลับแถวข้อมูล ระหว่างแถวกับคอลัมน์ เพื่อให้ดูง่ายขึ้น หรือเพื่อสะดวกในการใช้ Fill handle คัดลอกข้อมูล เป็นต้น เราสามารถสลับแถวได้ ดังนี้

ข้างล่างนี้คือข้อมูลเดิม

ข้อมูลใหม่ที่สลับแถวแล้ว

การสลับแถวข้อมูลใช้การคัดลอก และวางแบบพิเศษ โดยเลือกวางแบบ สลับเปลี่ยนแถวกับคอลัมน์

วิธีการ

1.             จากข้อมูลข้างต้น คลิกลากบริเวณให้ครอบคลุมข้อมูล ตั้งแต่ A1 ถึง E4 หรือคลิกภายในบริเวณข้อมูล และกด Ctrl + A

2.             ที่แท็บหน้าแรก กลุ่มคลิปบอร์ด คลิก คัดลอก

3.             คลิกที่เซลล์ที่ต้องการวางข้อมูล เช่น G1

4.             คลิกขวาที่เซลล์ G1 และเลือกวางข้อมูลแบบ สลับเปลี่ยนแถวกับคอลัมน์

เคล็ดลับ:

ถ้าเซลล์มีสูตรการคำนวณ ต้องเปลี่ยนการอ้างอิงเซลล์ ต้องอ้างอิงแบบ Absolute Referencing ก่อนการคัดลอกข้อมูล มิฉะนั้นการอ้างอิงข้อมูลจะไม่ถูกต้อง

การเรียงข้อมูล

ในกรณีที่ข้อมูลมีจำนวนมาก และเป็นไปแบบสุ่ม แต่เราต้องการเรียงข้อมูลเสียใหม่ให้เป็นระบบมากขึ้น และถ้ามีหลายคอลัมน์ Excel สามารถเรียงข้อมูลได้หลายคอลัมน์ เช่น เรียงตามอายุ ถ้าอายุเท่ากันให้เรียงชื่อตามตัวอักษร เป็นต้น

Excel 2010 เรียงข้อมูล 4 ลักษณะคือ

·         เรียงตามค่า

·         เรียงตามสีของเซลล์

·         เรียงตามสีของตัวอักษร

·         เรียงตามไอคอนของเซลล์ ในกรณีที่มีการจัดรูปแบบเซลล์โดยใช้ไอคอน

ลักษณะการเรียง จะเรียงได้ 3 ลักษณะ คือ

·         เรียงจากมากไปหาน้อย จาก ก - ฮ หรือจากเลขน้อย ไปหาเลขมาก

·         เรียงจากน้อยไปหามาก จาก ฮ – ก หรือจากเลขมาก ไปหาเลขน้อย

·         เรียงแบบกำหนดเอง เช่น เรียงตามวัน หรือตามรูปแบบที่กำหนดอย่างอื่น

การเรียงข้อมูลจะต้องกำหนดให้เรียงโดยยึดคอลัมน์ใดคอลัมน์หนึ่งเป็นหลัก และข้อมูลในคอลัมน์อื่น ๆ จะต้องเปลี่ยนแปลงตามไปด้วย ข้อมูลในแต่ละแถวจึงจะเหมือนเดิม ดังนั้นในการเลือกจึงต้องเลือกให้ครอบคลุมข้อมูลทุกคอลัมน์ ที่เป็นข้อมูลอยู่ในชุดเดียวกัน

วิธีการ

สมมติว่า ต้องการเรียงข้อมูลข้างล่างนี้ ตามอายุ จากน้อย ไปหามาก

มีขั้นตอน ดังนี้

1.             คลิกในบริเวณข้อมูล ที่ใดก็ได้ ภายในขอบเขตข้อมูลตั้งแต่ B2 ถึง C11 เพิ่อระบุขอบเขตของข้อมูล Excel จะวิเคราะห์บริเวณตาราง โดยถือเอาเซลล์ที่ติดต่อกัน เป็นข้อมูลชุดเดียวกัน ในตัวอย่างนี้คลิกที่ตำแหน่ง C4

2.             ไปที่แท็บ ข้อมูล กลุ่มเรียงลำดับและกรอง คลิกปุ่มเรียงลำดับ

3.             Excel จะลากดำครอบคลุมบริเวณข้อมูลทั้งหมด และจะมีหน้าจอให้ตั้งค่าสำหรับการเรียงข้อมูล

·                เพิ่มระดับ ถ้ามีการเรียงมากกว่า 1 คอลัมน์ ให้เพิ่มระดับ เช่น ในตัวอย่าง เราจะเรียงตามคอลัมน์ C แต่ใน คอลัมน์ C มีเลขซ้ำกัน คือเลข 10 ในกรณีนี้ จะให้เรียงชื่อตามตัวอักษร ดังนั้นในตัวอย่างนี้ ประสาท จะมาก่อน มานะ

เมื่อคลิกเพิ่มระดับ Excel จะเพิ่มแถวการเรียงให้ระบุเงื่อนไขการเรียง ดังนี้

·                คอลัมน์เรียงตามลำดับ ให้ระบุคอลัมน์ของข้อมูลที่ต้องการเรียง

·                เรียงลำดับ สามารถเลือกได้แก่ เรียงตามค่า สีของแบบอักษร สีของเซลล์ และไอคอนของเซลล์

4.             ในตัวอย่างนี้ ครั้งแรกให้เรียงข้อมูลตามคอลัมน์ C เรียงตามค่า และเรียงจากน้อยไปหามาก ต่อมาให้เรียงข้อมูลตามคอลัมน์ B ดังภาพ

5.             จะได้ข้อมูลดังภาพ

6.             จะเห็นได้ว่า ลำดับที่ของข้อมูลจะถูกเปลี่ยนไปด้วย ถ้าต้องการยกเลิกการเรียง ให้กดปุ่ม Undo หรือ ไปที่ Edit > Undo ถ้าปิดแล้วเปิดใหม่ จะไม่สามารถกลับคืนได้อีก

 

การกรองข้อมูล

ในกรณีที่มีข้อมูลจำนวนมาก และเราต้องการเลือกดูข้อมูลเฉพาะบางอย่าง เช่น มีข้อมูลคน จำนวน 500 คน ต้องการดูข้อมูลคนที่มีอายุ ระหว่าง 20-29 ปี เราสามารถทำได้ โดยใช้การกรองข้อมูล การกรองข้อมูล จะช่วยให้เราเลือกดูข้อมูล เฉพาะเรื่องที่ต้องการได้ Excel มีเมนูสำหรับการกรองข้อมูลให้แล้ว สามารถเลือกดูได้

สมมติ ว่า เรามีข้อมูลชื่อคน และอายุ ตามข้างล่างนี้

จะสังเกตเห็นได้ว่า ข้อมูลจัดเรียงอยู่ในรูปของตาราง โดยในแถวที่ 1 เป็นชื่อของแต่ละคอลัมน์ ซึ่งเราเรียกว่าเป็น heading และถ้าสังเกตดูจะเห็นว่า ข้อมูลมีทั้งหมด 7 รายการ เริ่มจากแถวที่ 2-8 สำหรับคอลัมน์อายุ มีข้อมูลตั้งแต่ 16 จนถึง 60 ปี และอาชีพ 1-4

ถ้าเราต้องการดูข้อมูลของคนที่มีอายุ ตั้งแต่ 20 ถึง 50 ปี มีวิธีการดังนี้

วิธีการ

1.             พิมพ์ข้อมูลให้เหมือนข้อมูลในตัวอย่างข้างต้น

2.             คลิกในบริเวณข้อมูล (ภายในตำแหน่ง A1ถึง C8 หรือ A1:C8)

3.             ที่แท็บข้อมูล กลุ่มเรียงลำดับและกรอง และเลือกตัวกรอง

4.             จะเกิดปุ่มลูกศรการกรองที่หัวตาราง

5.             ที่หัวตารางอายุ ให้คลิกปุ่มลูกศร เลือก ตัวกรองตัวเลข > ระหว่าง

6.             จะเกิดหน้าจอให้กำหนดเงื่อนไข ให้คลิกคลี่รายการ และเลือก มากกว่าหรือเท่ากับ 20 และ น้อยกว่าหรือเท่ากับ 50 ดังภาพ

7.             จะได้ข้อมูล ดังภาพ

8.             จากหน้าต่างการกรอง เราสามารถกำหนดเงื่อนไขต่าง ๆ ได้ตามต้องการ หรือ การเรียงลำดับมาจากมากไปหาน้อย  จากน้อยไปหามาก ก็สามารถทำได้จากหน้าต่างนี้

9.             ถ้าต้องการยกเลิกการกรอง ให้ไปที่แท็บข้อมูล กลุ่มเรียงลำดับและกรอง และเลือกตัวกรองอีกครั้ง การกรองที่หัวตารางจะหายไป

 

 

การทำงานกับ แผ่นงาน อื่น

โปรแกรม Excel ที่เปิดขึ้นมาเปรียบเสมือนเป็นหนังสือ 1 เล่ม ในแผ่นงานแต่ละแผ่น เปรียบเสมือนเป็นหนังสือแต่ละหน้า เราสามารถไปทำงานในหน้าอื่น ๆ หรือ แผ่นงานอื่น ๆ ได้ โดยการคลิกที่ชื่อของแผ่นงาน ซึ่งอยู่ที่แถบด้านล่าง ดังภาพ

เราสามารถจัดการเกี่ยวกับแผ่นงานให้ เช่น เพิ่ม ย้ายตำแหน่ง ลบแผ่นงาน เปลี่ยนสี เปลี่ยนชื่อแผ่นงานได้ โดยการคลิกขวาที่ชื่อแผ่นงาน และเลือกคำสั่งที่ต้องการ ดังภาพ